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Datenschutzordnung

Diese Datenschutzordnung legt die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung innerhalb der Organisation der “deRSE23 - Conference for Research Software Engineering in Germany”, im Folgenden “Konferenz” genannt, gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) dar.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

de-RSE e.V. - Society for Research Software
Stephan Janosch
c/o German Aerospace Center (DLR)
Institute for Software Technology
Rutherfordstraße 2
12489 Berlin

Telefon: +49 (0)351 2102709

E-Mail: derse23orga@listserv.dfn.de

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Folgende Daten werden von der Konferenz erhoben:

Erforderliche Anmeldedaten

Diese beinhalten:

  • Vorname, Nachname
  • Name auf Namenschild
  • Position
  • Adresse
  • Land
  • Bundesland
  • Emailaddresse
  • Insitution, Organisation
  • Zahlungsdaten im Zusammenhang mit der Konferenz
    • Höhe, Betrag
    • ggf. Überweisungsdaten
  • Mitgliedsnummern
  • Optionen für Mittwoch
  • Lanyards und Catering
  • Hilfe
  • T-Shirts
  • Rechung
  • Privatshpäre
  • Zahlungsbedingungen

Die Anmeldung bei der Konferenz ist als Vertragsverhältnis zwischen den Teilnehmern und dem Verein anzusehen und die Erhebung dieser Daten ist essentiell für das Abhalten der Konferenz. Deswegen bedarf es keiner besonderen Einwilligung des des Teilnehmenden.

Die vorgenannten Daten werden ausschließlich benutzt für:

  • Teilnehmerverwaltungverwaltung inkl. Beitragsverwaltung
  • Kommunikation zwischen Konferenzorganisation und -teilnehmer, zum Beispiel Versenden von Erinnerungen oder Programmänderungen.

Diese Daten werden selbst nach Absage seitens eines potentiellen Teilnehmenden oder Ende der Konferenz für bis zu 10 Jahre aufgehoben.

Auf den essentiellen Datenbestand hat nur die Konferenzorganisation Zugriff und sie werden ohne weitere Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben.

Optionale Verwendung von Teilnehmerdaten

Für die Erleichterung der Konferenzorganisation kann es hilfreich sein, essentielle Teilnehmerdaten bzw. weitere Teilnehmerdaten auch für andere als die für essentielle Daten genannten Zwecke zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Für diese Daten und deren Nutzung werden jeweils widerrufbare Einwilligungen eingeholt.

Im Folgenden sind Datenarten mit möglichen Nutzungen aufgeführt.

DatenartVerwendungLöschzeitpunkt
Namen private Teilnehmerliste nach Erlöschung der Zustimmung
Email private Teilnehmerliste nach Erlöschung der Zustimmung
Zugehörigkeiten private Teilnehmerliste nach Erlöschung der Zustimmung
geografische Koordinaten private Teilnehmerliste nach Erlöschung der Zustimmung

Erforderliche Veröffentlichungsdaten

Diese beinhalten:

  • Vornamen, Nachnamen aller Autoren
  • Zugehörigkeiten aller Autoren
  • Emailaddresse zumindest eines Autors

Ohne diese Daten ist eine Veröffentlichung naturgemäß nicht möglich. Der Autor, der die Veröffentlichung bei der Konferenz anmeldet, ist in der Pflicht, die Zustimmung aller Mitautoren zur Benutzung ihrer Daten zu diesem Zweck einzuholen.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Daten werden für die Erfüllung der o.g. Zwecke gespeichert. Unverzüglich zum o.g. Löschzeitpunkt oder andernfalls nach Abschluss der Veranstaltung werden Ihre Daten gelöscht.

Betroffenenrechte

Ihnen stehen gem. Art. 12 ff. DS-GVO folgende Rechte zu:

  • Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO: Nach Maßgabe von Art. 15 DS-GVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten.
  • Recht auf Berichtigung gem. Art. 16 DS-GVO: Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.
  • Recht auf Löschung gem. Art. 17 DS-GVO, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie der Datenverarbeitung mit Erfolg gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO widersprochen haben (s. hierzu unter II).
  • Recht auf Einschränkung gem. Art. 18 DS-GVO, zum Beispiel für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten oder an Stelle des oben genannten Löschungsanspruchs.
  • Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DS-GVO, s. unter II.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

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